C'est pourquoi, je vous propose de le faire ici.
Je vous invite à participer à l'élaboration d'un guide de l'organisation d'un event ainsi qu'à nous faire un retour d'expérience si vous avez participé à l'élaboration d'un event.
Je vais contacter des organisateurs d'event que je connais à ce sujet, en espérant qu'ils puissent étoffer ce topic.
Pour le moment, le guide contient beaucoup d'interrogation, que je remplacerai une fois que les réponses seront apportées.
Tout ce qui est en vert est une question sans réponse, n'hésitez pas à y répondre si vous en êtes capable.
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Guide : Comment organiser un Event
Les organisateurs
Qui sont-ils ? Faut-il des profils particuliers d'organisateurs (poseurs, "marketeux", communications, graphiste, etc.) ?
Comment répartir le travail ?
Qui sont-ils ?
Les organisateurs sont avant tout des geocacheurs.
Comment répartir le travail ?
Cela dépend l'ampleur de l'event.
Il n'est pas nécessaire d'avoir l'âme d'un leader ou avoir une équipe très nombreuse.
S'il s'agit d'une rencontre dans un lieu publique ou un restaurant, une seule personne peut se charger de l'organisation.
Dans le cas d'event plus large (voire très large : Mega), il vaut mieux répartir les taches entre différentes personnes, chacune avec sa spécialité.
Il faut toutefois ne pas confier de tâches trop larges aux gens, car il ne faut pas oublier qu'ils ont une vie à côté
Les démarches légales
Les déclarations à faire
Cela dépend du nombre de personnes et de la forme de l'event. Pour les events classiques, il n'est pas nécessaire de déclarer quoique ce soit.
Attention tout de même aux cas particuliers (une randonnée sur un terrain privé, les zones à faune sensible, etc), il faut se renseigner.
Une gros event de type Mega devrait être déclaré à la préfecture.
Il est également possible de devoir déclarer la diffusion de musique (SACEM) ou encore une buvette.
Assurances ? Responsabilités ?
Pour les events classiques, il n'y a pas besoin d'assurances (a priori).
Pour un Mega, il est fort probable d'avoir besoin d'une assurance.
Il faut noter que pour ces gros événements, deux parties sont discernables : la partie sociale, où tout le monde est réuni en un endroit, une salle, etc. et la recherche des geocaches.
Concernant la recherche des geocaches, Groundspeak indique dans ses guidelines que tout un chacun est responsable s'il y a un accident.
Pour ce qui est salles, espaces privés, etc. qui réunissent les gens, c'est assez flou. Il faut se renseigner auprès du propriétaire, du maire, etc.
Permis auprès de l'Organisation Nationale des Forêts (ONF)
Il semblerait qu'il faille se procurer un permis pour des events qui se passent dans les forêts privées auprès de l'ONF.
Le permis est gratuit, il suffit de prendre contact avec le siège de l'ONF.
Source : Permis forestier auprès de l'Organisation Nationale des Forêts
Ce qu'il faut faire/proposer
Un carnet de route/Roadbook
Informations quant aux options d'hébergement proches
Un site web regroupant toutes les informations
Pas nécessaire pour les events classiques, il peut être utile pour les gros events.
Si vous pensez qu'un site web peut rendre plus clair l'organisation d'un event, proposez-en un !
Le cadre associatif
Pour les gros événements, il est plus facile de se reposer sur une structure associative.
Certaines démarches sont plus faciles (déclarations et assurances). Cela permet aussi de centraliser la levée des fonds.
L'aspect financier
Combien coûte un event ? Comment gérer l'argent ?
Rien, pour les petits events. Jusqu'à plusieurs milliers d'euros pour de gros events.
Pour les gros events, le socle associatif peut être une solution pour gérer l'argent.
Comment trouver des fonds ?
Les gros events se repose généralement sur l'auto-financement et quelques rares subventions.
Un event est rarement bénéficiaire, l'équilibre étant pratiquement toujours atteint.
Voici des pistes d'auto-financement : T-shirts, badges, geocoins, etc.
Voici des pistes pour les subventions : à remplir.
Un event, c'est payant ?
La participation à un event doit être gratuite (c'est notamment indiqué dans les guidelines pour un Mega).
Toutefois, les participants peuvent être amenés à payer des activités annexes (restaurant par exemple).
Le planning organisationnel
Combien de temps prend l'organisation d'un event ?
Quel est le planning typique d'un event ? Quand poser les caches ? Quand prendre contact avec les sponsors ?
La publication de l'event
Un event, quel qu'il soit, doit être publié au moins 15 jours avant son déroulement.
De plus, un event classique ne peut être publié plus de 3 mois avant la date de celui-ci. Cas particulier pour les events pour lesquels il faut un hébergement, où il s'agit de 6 mois.
Cas encore plus particulier d'un Mega, où il s'agit de 1 ans (voir section ci-dessous).
Mega event : conditions
Pour proposer un Mega, il faut réunir quelques conditions.
Pour qu'un event soit qualifié de Mega, il faut qu'il y ait déjà eu plusieurs éditions de cet event au format "classique".
C'est ce qu'indique les guidelines, ici :
Toutefois, comme Buckfast le signale ici, si un event classique a beaucoup de pré-inscrits, il est possible de faire passer un event classique à un mega event.It is rare for an event to be classified as a Mega-Event if the event is held for the first time. Many Event Caches achieve Mega status after two or more subsequent iterations. Once an event has achieved Mega status, organizers may find it easier to attain Mega-Event status for subsequent iterations of that event.
D'autre part, il n'est pas obligatoire d'avoir organiser de gros events par le passé mais c'est un plus.
Les caches
Le repérage des lieux doit se faire le plus tôt possible. Cela permet de relever les coordonnées, comment à préparer le descriptif de chaque caches, etc.
Pour éviter toutes surprises (caches non valides par exemple), il faut soumettre les caches à la publication le plus tôt possible, afin de régler d'éventuels problèmes avec le revieweur.
Concernant la pose de la cache, il est indiqué dans les guidelines qu'une cache qui est soumise à publication doit être placée.
Toutefois, dans le cas d'un event, certains suggèrent de les placer le plus tard possible, pour éviter des disparitions. (à voir avec un revieweur)
En cas de doutes, n'hésitez pas à faire appel à des geocacheurs pour tester les caches.
Qui contacter ?
Qui doit être obligatoirement contacté ? La/les mairies ? Les médias ?
Les offices de tourismes peuvent-elles nous aider ?
Quels sont les sponsors "à coup sûre" à contacter ? La région, le conseil régional, les commerces locaux ?
Les structures des communes
En cas d'événement conséquent, il faut contacter les structures du/des lieu(x) où se déroule l'event : mairies, offices de tourismes, médias locaux, gendarmerie, préfecture et pompiers.
En période de chasse, il est aussi conseillé de contacter les sociétés de chasse.
L'office du tourisme peut parfois aider à la mise à disposition de la salle.
Les sponsors
La région et le département peuvent aider à la mise en place d'un gros événement, mais cela reste modeste.
Il faut contacter les boutiques geocaching pour que les participants fassent leurs courses.
Les revieweurs
Il faut contacter un ou plusieurs revieweurs bien à l'avance pour la préparation d'un event, pour gérer la publication des caches lors d'un event.
Il faudrait peut être privilégier un seul et unique revieweur, qui peut ainsi fédérer la gestion des caches d'un event.
Toutefois, il faut bien évidemment le faire dans un délai raisonnable en fonction du nombre de caches à publier.
Le revieweur vous permet également d'éviter les surprises le jour de l'event (une cache non acceptée car non valides, etc.) et vous renseigner en cas de doutes.
Le jour J
Qu'y-a t'il à faire ce jour là (que seuls les organisateurs peuvent se rendre compte) ?
Il faut profiter et courir dans tous les sens en cas d'imprévus.
Faire en sorte en amont de ne pas laisser place à l'improvisation, mais il y a toujours des surprises de dernières minutes.
Badge / Porte-nom
Pour les events avec un nombre important de participants, il est nécessaire de proposer des badges porte-nom.
C'est un des moyen pour favoriser les échanges entre les geocacheurs, qui ne se connaissent généralement que par un pseudo.
Favoriser le contact entre les participants
L'objectif principal d'un event est de rencontrer des geocacheurs.
En plus du badge porte-nom, il est possible de faire quelques activités pour favoriser ces échanges.
Par exemple :
- GeoBingo : chaque participant a une grille (par exemple 5x5) qu'il doit remplir, tel un bingo. Chaque case correspond à un profil de géocacheur (par exemple : moins de 100 caches trouvées, possède une cache virtuelle, a un geo-dog, etc.) qu'il faut cocher en indiquant le nom du geocacheur qui correspond à ce profil. Un nom de geocacheur ne peut être utilisé qu'une seule fois. Lorsque la grille est remplie, le participant a gagné le bingo. A voir s'il y a des récompenses.
- Cache mystères : il faut poser des caches mystères proche du lieu de rassemblement, très difficiles à résoudre. Ensuite, il faut disséminer des éléments de réponses auprès de participants. Il suffira d'une annonce publique en indiquant qui possède ces éléments pour entrainer un esprit de collaboration entre les participants.
Il est parfois sympathique de créer un esprit de compétition lors d'un event (dans un esprit bon enfant bien entendu).
Pour cela, vous pouvez proposer des concours qui se déroulent pendant l'événement.
Par exemple :
- FTF : collecter le maximum de FTF
- DT matrice: collecter le plus de combinaisons Difficulté/Terrain
- GeoBingoBis: une autre version du bingo. Lors de l'event, les participants doivent ramener des objets, se prendre en photo dans telle ou telle situation, etc. et remplir une grille d'actions à faire/objets à ramener/photos à prendre, etc.
- Concours de la cache la plus ...: ingénieuse, grosse, camouflée, etc.
- Concours de précision de GPS : donner une photo d'un emplacement, celui qui vous donne les coordonnées les plus proches gagne
Bourbonnais
- Aller à des events avant d'en organiser pour voir comment cela se passe
- Consulter les Guidelines de Groundspeak
- Demander conseil à des géocacheurs ou aux reviewers en cas de doutes
- Organiser quelque chose que l'on pourra gérer
- Se renseigner sur les conditions particulières de déclaration ou d'autorisation (en mairie par exemple) si besoin
- Pour des gros events (MEGA), ne pas partir à l'aveuglette, se renseigner sur l'organisation de gros évènementiels, avoir ou acquérir les connaissances pour gérer cela et/ou se faire accompagner.
- Guide officiel geocaching.com (anglais) : généralités à propos des events
- Permis forestier auprès de l'Organisation Nationale des Forêts
- Trucs et astuces pour l'organisation d'un event (anglais)
- Comment organiser un CITO (anglais)
- Livret sur l'organisation d'un event (très intéressant) (anglais) : http://www.geoscouting.com/pdfs/Event_Handbook.pdf" onclick="window.open(this.href);return false;