Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

Pour se retrouver lors d'un event, d'une sortie ou d'une simple balade
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driquet
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Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 29 oct. 2013 15:31

Il est malheureux, je trouve, de n'avoir aucun guide qui précise quelles sont les démarches importantes dans l'organisation d'un event.
C'est pourquoi, je vous propose de le faire ici.
Je vous invite à participer à l'élaboration d'un guide de l'organisation d'un event ainsi qu'à nous faire un retour d'expérience si vous avez participé à l'élaboration d'un event.

Je vais contacter des organisateurs d'event que je connais à ce sujet, en espérant qu'ils puissent étoffer ce topic.
Pour le moment, le guide contient beaucoup d'interrogation, que je remplacerai une fois que les réponses seront apportées.

Tout ce qui est en vert est une question sans réponse, n'hésitez pas à y répondre si vous en êtes capable.

----------------

Guide : Comment organiser un Event

Les organisateurs
Qui sont-ils ? Faut-il des profils particuliers d'organisateurs (poseurs, "marketeux", communications, graphiste, etc.) ?
Comment répartir le travail ?


Qui sont-ils ?
Les organisateurs sont avant tout des geocacheurs.

Comment répartir le travail ?
Cela dépend l'ampleur de l'event.
Il n'est pas nécessaire d'avoir l'âme d'un leader ou avoir une équipe très nombreuse.
S'il s'agit d'une rencontre dans un lieu publique ou un restaurant, une seule personne peut se charger de l'organisation.
Dans le cas d'event plus large (voire très large : Mega), il vaut mieux répartir les taches entre différentes personnes, chacune avec sa spécialité.
Il faut toutefois ne pas confier de tâches trop larges aux gens, car il ne faut pas oublier qu'ils ont une vie à côté ;)

Les démarches légales

Les déclarations à faire
Cela dépend du nombre de personnes et de la forme de l'event. Pour les events classiques, il n'est pas nécessaire de déclarer quoique ce soit.
Attention tout de même aux cas particuliers (une randonnée sur un terrain privé, les zones à faune sensible, etc), il faut se renseigner.
Une gros event de type Mega devrait être déclaré à la préfecture.
Il est également possible de devoir déclarer la diffusion de musique (SACEM) ou encore une buvette.

Assurances ? Responsabilités ?
Pour les events classiques, il n'y a pas besoin d'assurances (a priori).
Pour un Mega, il est fort probable d'avoir besoin d'une assurance.
Il faut noter que pour ces gros événements, deux parties sont discernables : la partie sociale, où tout le monde est réuni en un endroit, une salle, etc. et la recherche des geocaches.
Concernant la recherche des geocaches, Groundspeak indique dans ses guidelines que tout un chacun est responsable s'il y a un accident.
Pour ce qui est salles, espaces privés, etc. qui réunissent les gens, c'est assez flou. Il faut se renseigner auprès du propriétaire, du maire, etc.

Permis auprès de l'Organisation Nationale des Forêts (ONF)
Il semblerait qu'il faille se procurer un permis pour des events qui se passent dans les forêts privées auprès de l'ONF.
Le permis est gratuit, il suffit de prendre contact avec le siège de l'ONF.
Source : Permis forestier auprès de l'Organisation Nationale des Forêts

Ce qu'il faut faire/proposer

Un carnet de route/Roadbook

Informations quant aux options d'hébergement proches

Un site web regroupant toutes les informations
Pas nécessaire pour les events classiques, il peut être utile pour les gros events.
Si vous pensez qu'un site web peut rendre plus clair l'organisation d'un event, proposez-en un !

Le cadre associatif
Pour les gros événements, il est plus facile de se reposer sur une structure associative.
Certaines démarches sont plus faciles (déclarations et assurances). Cela permet aussi de centraliser la levée des fonds.

L'aspect financier

Combien coûte un event ? Comment gérer l'argent ?
Rien, pour les petits events. Jusqu'à plusieurs milliers d'euros pour de gros events.
Pour les gros events, le socle associatif peut être une solution pour gérer l'argent.

Comment trouver des fonds ?
Les gros events se repose généralement sur l'auto-financement et quelques rares subventions.
Un event est rarement bénéficiaire, l'équilibre étant pratiquement toujours atteint.
Voici des pistes d'auto-financement : T-shirts, badges, geocoins, etc.
Voici des pistes pour les subventions : à remplir.

Un event, c'est payant ?
La participation à un event doit être gratuite (c'est notamment indiqué dans les guidelines pour un Mega).
Toutefois, les participants peuvent être amenés à payer des activités annexes (restaurant par exemple).

Le planning organisationnel
Combien de temps prend l'organisation d'un event ?
Quel est le planning typique d'un event ? Quand poser les caches ? Quand prendre contact avec les sponsors ?


La publication de l'event
Un event, quel qu'il soit, doit être publié au moins 15 jours avant son déroulement.
De plus, un event classique ne peut être publié plus de 3 mois avant la date de celui-ci. Cas particulier pour les events pour lesquels il faut un hébergement, où il s'agit de 6 mois.
Cas encore plus particulier d'un Mega, où il s'agit de 1 ans (voir section ci-dessous).

Mega event : conditions
Pour proposer un Mega, il faut réunir quelques conditions.
Pour qu'un event soit qualifié de Mega, il faut qu'il y ait déjà eu plusieurs éditions de cet event au format "classique".
C'est ce qu'indique les guidelines, ici :
It is rare for an event to be classified as a Mega-Event if the event is held for the first time. Many Event Caches achieve Mega status after two or more subsequent iterations. Once an event has achieved Mega status, organizers may find it easier to attain Mega-Event status for subsequent iterations of that event.
Toutefois, comme Buckfast le signale ici, si un event classique a beaucoup de pré-inscrits, il est possible de faire passer un event classique à un mega event.
D'autre part, il n'est pas obligatoire d'avoir organiser de gros events par le passé mais c'est un plus.

Les caches
Le repérage des lieux doit se faire le plus tôt possible. Cela permet de relever les coordonnées, comment à préparer le descriptif de chaque caches, etc.
Pour éviter toutes surprises (caches non valides par exemple), il faut soumettre les caches à la publication le plus tôt possible, afin de régler d'éventuels problèmes avec le revieweur.
Concernant la pose de la cache, il est indiqué dans les guidelines qu'une cache qui est soumise à publication doit être placée.
Toutefois, dans le cas d'un event, certains suggèrent de les placer le plus tard possible, pour éviter des disparitions. (à voir avec un revieweur)
En cas de doutes, n'hésitez pas à faire appel à des geocacheurs pour tester les caches.

Qui contacter ?
Qui doit être obligatoirement contacté ? La/les mairies ? Les médias ?
Les offices de tourismes peuvent-elles nous aider ?
Quels sont les sponsors "à coup sûre" à contacter ? La région, le conseil régional, les commerces locaux ?


Les structures des communes
En cas d'événement conséquent, il faut contacter les structures du/des lieu(x) où se déroule l'event : mairies, offices de tourismes, médias locaux, gendarmerie, préfecture et pompiers.
En période de chasse, il est aussi conseillé de contacter les sociétés de chasse.
L'office du tourisme peut parfois aider à la mise à disposition de la salle.

Les sponsors
La région et le département peuvent aider à la mise en place d'un gros événement, mais cela reste modeste.
Il faut contacter les boutiques geocaching pour que les participants fassent leurs courses.

Les revieweurs
Il faut contacter un ou plusieurs revieweurs bien à l'avance pour la préparation d'un event, pour gérer la publication des caches lors d'un event.
Il faudrait peut être privilégier un seul et unique revieweur, qui peut ainsi fédérer la gestion des caches d'un event.
Toutefois, il faut bien évidemment le faire dans un délai raisonnable en fonction du nombre de caches à publier.
Le revieweur vous permet également d'éviter les surprises le jour de l'event (une cache non acceptée car non valides, etc.) et vous renseigner en cas de doutes.

Le jour J
Qu'y-a t'il à faire ce jour là (que seuls les organisateurs peuvent se rendre compte) ?
Il faut profiter et courir dans tous les sens en cas d'imprévus.
Faire en sorte en amont de ne pas laisser place à l'improvisation, mais il y a toujours des surprises de dernières minutes.

Badge / Porte-nom
Pour les events avec un nombre important de participants, il est nécessaire de proposer des badges porte-nom.
C'est un des moyen pour favoriser les échanges entre les geocacheurs, qui ne se connaissent généralement que par un pseudo.

Favoriser le contact entre les participants
L'objectif principal d'un event est de rencontrer des geocacheurs.
En plus du badge porte-nom, il est possible de faire quelques activités pour favoriser ces échanges.
Par exemple :
  • GeoBingo : chaque participant a une grille (par exemple 5x5) qu'il doit remplir, tel un bingo. Chaque case correspond à un profil de géocacheur (par exemple : moins de 100 caches trouvées, possède une cache virtuelle, a un geo-dog, etc.) qu'il faut cocher en indiquant le nom du geocacheur qui correspond à ce profil. Un nom de geocacheur ne peut être utilisé qu'une seule fois. Lorsque la grille est remplie, le participant a gagné le bingo. A voir s'il y a des récompenses.
  • Cache mystères : il faut poser des caches mystères proche du lieu de rassemblement, très difficiles à résoudre. Ensuite, il faut disséminer des éléments de réponses auprès de participants. Il suffira d'une annonce publique en indiquant qui possède ces éléments pour entrainer un esprit de collaboration entre les participants.
Créer un esprit de compétition
Il est parfois sympathique de créer un esprit de compétition lors d'un event (dans un esprit bon enfant bien entendu).
Pour cela, vous pouvez proposer des concours qui se déroulent pendant l'événement.
Par exemple :
  • FTF : collecter le maximum de FTF
  • DT matrice: collecter le plus de combinaisons Difficulté/Terrain
  • GeoBingoBis: une autre version du bingo. Lors de l'event, les participants doivent ramener des objets, se prendre en photo dans telle ou telle situation, etc. et remplir une grille d'actions à faire/objets à ramener/photos à prendre, etc.
  • Concours de la cache la plus ...: ingénieuse, grosse, camouflée, etc.
  • Concours de précision de GPS : donner une photo d'un emplacement, celui qui vous donne les coordonnées les plus proches gagne
Les conseils de ...

Bourbonnais
  • Aller à des events avant d'en organiser pour voir comment cela se passe
  • Consulter les Guidelines de Groundspeak
  • Demander conseil à des géocacheurs ou aux reviewers en cas de doutes
  • Organiser quelque chose que l'on pourra gérer
  • Se renseigner sur les conditions particulières de déclaration ou d'autorisation (en mairie par exemple) si besoin
  • Pour des gros events (MEGA), ne pas partir à l'aveuglette, se renseigner sur l'organisation de gros évènementiels, avoir ou acquérir les connaissances pour gérer cela et/ou se faire accompagner.
Ressources
Modifié en dernier par driquet le mer. 30 oct. 2013 19:55, modifié 5 fois.
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 29 oct. 2013 16:08

Très bonne idée, Damien.

Juste un point préliminaire, il faudrait distinguer les events avec et sans caches. Un event est à la base un rassemblement de géocacheurs et rien n'oblige à créer des caches, voire même les guidelines tendant plus à l'inverse... et bien sûr l'organisation est très différente ;)
"Une cache événement ne devrait pas être créée avec pour seul objectif de rassembler des géocacheurs en vue d'une recherche organisée de géocaches. "
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 29 oct. 2013 16:41

Oui, je suis bien conscient que ça peut être vague le terme event.

J'aimerai que ce guide soit applicable aux events avec/sans caches, de petite ou grande ampleur, normaux/cito/mega, etc.
Il doit y avoir plein de choses en commun dans la préparation, qu'il y ait ou non des nouvelles caches.
Tant que chacun s'y retrouve, c'est le principal.
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 29 oct. 2013 18:31

J'applaudis à grandes mains à cette initiative mais, hélas, je serai consommateur et pas du tout fournisseur de réponses. J'en suis désolé. :oops:

En tout cas, je le redis, cette démarche est vraiment bienvenue. :)
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 29 oct. 2013 19:04

Qui contacter ?

Un petit message au Reviewer si on prépare des caches (ça peut l'aider dans son planning de dispo, les Reviewer ne sont pas nécessairement là le week-end pour publier :-) ) afin de tout régler avec lui dans les temps et éviter les surprises le jour de l'event.

Le planing ?

Prévoir des testeurs pour le caches.
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mer. 30 oct. 2013 11:46

Voila, j'ai ajouté les suggestions de habot et Bourbonnais.

@Chrono81
Oui, je me doute que beaucoup de gens seront plutôt consommateurs.
Après, c'est aussi l'occasion de faire remarquer
  • les choses qui ne marchent pas dans les events auxquels vous avez participé et comment vous auriez fait à la place des organisateurs ;
  • au contraire, les choses qui ont marché et qui vous ont marqué.
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

ven. 17 janv. 2014 19:37

Bonjour, super initiative que ce sujet, effectivement.

Je n'ai jamais participé à un Event, et du coup j'ai du mal à voir à quoi ça ressemble … enfin un peu moins maintenant. :lol:
Du coup, je risque de finir, comme pour les géocaches, par appliquer la maxime : "si ce que tu cherches n'existe pas près de chez toi, crée le".

Quelqu'un peut il me montrer un exemple de ce qu'est un "roadbook" :?:

Merki d'avance !!!
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

ven. 17 janv. 2014 21:06

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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

ven. 17 janv. 2014 21:57

Je suis étonné d'ailleurs que notre ami Tof n'en ai pas profité pour t'indiquer le merveilleux GeoRoadBook, générateur de roadbook vraiment très efficace et très simple d'utilisation, dont tu pourras trouver le lien dans l'annuaire, rubrique logiciels :)
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

dim. 19 janv. 2014 00:06

En fait si je comprends bien, un roadbook, ça n'est jamais qu'une impression des descriptions des caches à découvrir pendant l'Event.
Du coup, si je comprends bien, ça peut même marcher si (de manière prévue ou fortuite), les caches sont publiées par l'owner mais pas validées par le reviewer au moment de l'Event.
Quel est du coup l'intérêt d'avoir les caches mises en ligne au moment de l'Event (sauf que c'est quand même la classe 8-) ) ?
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

dim. 19 janv. 2014 11:42

L'intérêt principal est que ces caches sont posées à l'occasion de l'event et pas avant.
Et pour ceux qui chassent les FTF, il faut participer à l'event ;)
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

dim. 19 janv. 2014 15:30

Le but d un évent reste la rencontre avec d'autres géocacheurs
le fait de nouvelle caches est un plus mais n'est nullement obligatoire pour organiser un event

mais un event avec nouvelle cache est plus sympa :lol: :lol: :lol: :lol:

Perso, j ai co organise un évent l EVENT DE HAUTE BRETAGNE

Pascal35 avons dévoilé le jour de l évent, 86 nouvelles caches sur 6 circuits.

Nous nous etions "associé" avec le comite de tourisme d ille et vilaine. ce qui nous à permis d obtenir une salle gratuite, de nombreux goodies a mettre dans les boites, et un peu de pub.
Nous avons eu toute la liberté pour le choix de nos caches

on a eu de la chance, le soleil etait présent

il y a eu echange entre les nouveaux et les plus anciens, bref ce fut une excellente journee

pour en savoir plus h[url]ttp://coord.info/GC4E0T0[/url]
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 21 janv. 2014 19:02

Ayant quelques events dont certains financés par des offices de tourisme je vais tenter d'apporter quelques élements de mon expérience personnelle. Mais la liste est super longue alors pour ce soir voilà déjà un élément :

Qui contacter ?
Qui doit être obligatoirement contacté ? La/les mairies ? Les médias ?
Oui la mairie est un allié de poids dans l'organisation d'un event. Déjà il est possible de leur demander si une salle ou un lieu spécifique peut être mis à disposition (gratuitement). De plus aller voir le/la maire permet d'expliquer ce qu'est le géocaching et ainsi créer du lien et éventuellement être une personne "ressource" à contacter quand les services techniques de la commune découvrent une boîte (c'est du vécu) !

De plus ils peuvent avoir en interne des infos intéressantes sur des lieux ou de l'histoire locale. Si la communauté de communes a un responsable du patrimoine c'est le top car il/elle dispose de plein d'infos !

Les médias sont eux aussi indispensables. Le correspondant local du journal est friand de ce genre d'article qui n'est pas un sujet bateau et qui sort de l'ordinaire. Ce qui est bien c'est de le rencontrer quelques semaines avant l'event afin de faire savoir qu'il va se passer quelque chose (et peut être intéresser des nouveaux géocacheurs) mais aussi pour informer la population qu'un "troupeau" de géocacheurs va débouler !

Sur le cyclo-event de la voie verte n°7 l'an passé la couverture média dans les journaux aura été tellement important que lorsque je finalisais la pose de mes caches les passants sur la voie verte me reconnaissaient et m'ont même apportés quelques annecdotes !
Les offices de tourismes peuvent-elles nous aider ?
Clairement oui ! J'ai réussi à financer 2 évents avec eux sur le pays du Roi Morvan ces 2 dernières années ... En plus on peut travailler avec eux pour avoir des lots auprès de leurs partenaires et/ou adhérents. Un exemple pour l'event de 2012 on a réussi à organiser un concours photo pendant l'event avec des nuits en roulotte à gagner ...
Quels sont les sponsors "à coup sûre" à contacter ? La région, le conseil régional, les commerces locaux ?
Alors là c'est différent ! On ne peux pas demander à une région de sponsoriser un event qui n'est pas organisé par une association. De plus on va plutôt parler de subventions que de sponsoring. Et là c'est dossier sur dossier qu'il faut remplir ! Les commerces peuvent éventuellement être sollicités si tu les connais bien et que tu va les utiliser (juste retour des choses).

Là encore pour le cyclo event j'ai réussi à avoir :

- un VTT par le carrefour Market
- 300€ pour financer les chasubles aux couleurs de l'event avec les bureaux de l'assurance Groupama du secteur

Bref il n'y a pas de solutions miracle mais pour pouvoir obtenir ce que j'ai réussi à avoir l'an passé il faut du temps, de l'énergie et être "connu" dans le secteur.

Et oui, pour finir, lorsque j'ai fais mes demandes j'avais mon association pour porter les demandes !
Image - Breizh Geocacheurs, une autre façon de voir la Bretagne !
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 21 janv. 2014 19:33

Merci C2ic pour toutes infos !
Ta réponse est complète et riche, on peut en prendre de la graine ;)

Je vais compiler ça prochainement dans le message initial !
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Re: Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

mar. 21 janv. 2014 19:41

driquet a écrit :Merci C2ic pour toutes infos ! Ta réponse est complète et riche
J'ai encore des éléments à ajouter ! ;) Mais là c'est l'heure d'aller faire à manger pour mes petits monstres !
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