Organiser un Event - Démarches et retours d'expériences

[bernie38]

+1 sur l'idée de Couky ! Bien sur si tu peux faire des trucs "pros", c'est bien, mais le principal c'est l'event et son contenu, le reste même si c'est de l'artisanal, ça ne pose pas de problème.

[ursus wilden]

ouahhou quel beau topic... un énorme merci!!! car après notre 1er EVENT a Marine... par OLIVIER92, Junior c'est mis dans la tête dans organiser un dans notre village...

mais dis moi "Twi'lekBug" tu as bien grandis depuis ton dernier post... il me semble que vous avez fait un très belle EVENT sur Cany-Barville...

je l'ai guetté... et n'ai pu mi rendre...

[PhilæCat]

Nous avons organisé sur le lieu de nos vacances un Event avec l'aide d'un géocacheur local (pour les coordonnées et deux ou trois photos). Juste pour se retrouver, faire connaissance, le petit géo pique-nique eu lieu en Aveyron le 1er mai 2014. Un très bon moment de partage (ça a du bon l'auberge espagnol) et d'amitié.

Un seul souhait, mettre dans son "Attended" la recette des délices amenés.

[Yomeno]

Les guidelines concernant les events ont évoluées légèrement.
(C'est vrai qu'on ne va pas tous les jours les relires, mais elles changent régulièrement…)

Caches Événement (Event)

Les Events doivent encourager le côté social du géocaching. Ils sont organisés par des géocacheurs et ouverts aux autres géocacheurs. Les Events se déroulent aux coordonnées indiquées et doivent préciser l'heure de début et de fin. Les Events comportant plusieurs éléments, une séquence d'events, ou des events qui sont proches dans le temps et géographiquement et qui s'adressent à une même audience doivent être publiés comme un seul et même event. Des waypoints (points additionnels) peuvent être ajoutés à la description de l'event pour localiser les activités de l'event.

Les events doivent être soumis à la publication au moins deux semaines avant la date du rassemblement. Les events ne sont pas publiés habituellement plus de trois mois avant la date du rassemblement. Les events peuvent être publiés jusqu'à six mois à l'avance si on s'attend à ce que les participants y passent la nuit ou si l'event à pour objectif d'attirer des geocacheurs bien au-delà de la région. Après que l'event ait eu lieu, sa page est archivée par son propriétaire.

Un event ne devrait pas être créé avec pour seul objectif de rassembler des géocacheurs en vue d'une recherche organisée de géocaches. Si une manifestation est déjà organisée indépendamment de la communauté du geocaching, et/ou qu'elle avait lieu même sans être publiée par Geocaching.com, ce n'est probablement pas un event. Par exemple : des concerts de musique, des fêtes de voisinage ou de quartier, des manifestations sportives ou de scouts.

Les events, comme les autres geocaches, ne seront publiés que s'ils respectent les clauses commerciales des Directives. L'organisateur peut incorporer des informations basiques sur le lieu dans la description même si c'est un lieu commercial. La description de l' event peut comporter une demande de participation financière pour couvrir les frais réels de l' event. Une liste des sponsors, sans logos et URLs, peut être mentionnée sur la description. La page de description de l' event ne doit mentionner que la vente d'objets voyageur en liaison avec cet event. La description de la page peut comporter un lien vers un site web externe non commercial. L'inscription peut nécessiter de compléter un formulaire sur une page particulière.

Je note une évolution :
Là où avant il était inscrit que les events devaient être totalement gratuit, une nuance apparait :
Il est désormais possible de demander une contribution financière aux participants, contribution servant à couvrir les frais réels de l'event (et on est d'accord, je pense, pour dire qu'il ne faut pas non plus abuser et que ça ne doit pas encourager à dépenser sans compter).
Je pense notamment aux coûts que peuvent avoir une location de salle ou l'impression des Roadbooks par exemple.
Après, la question ne se pose pas forcément pour de petits events. Mais si on n'a pas d'assoc derrière, on ne peut pas compter sur du sponsoring ou des aides financières quelconques.
D'ailleurs, on voit bien l'application de cette directive dans les 2 derniers méga en Belgique et sur le Giga en Allemagne…

[Twi'lekBug]

mais dis moi "Twi'lekBug" tu as bien grandis depuis ton dernier post... il me semble que vous avez fait un très belle EVENT sur Cany-Barville...

Désolé ursus, je viens juste de voir le message. Effectivement, on s'est bien amusés, il ne manquait que quelques célébrités locales ... dont tu faisais partie, mais ce n'est que partie remise. J'espère bien remettre ça d'ici la fin de l'année (pour l'eCauxNoxe d'automne, qui sait ?).

Donc effectivement, mon retour d'expérience sur cet Event co-organisé le 22 mars avec mon ami Rorobas (environ 30 participants) avec un parcours en aller simple de 12 caches de jour, une bouffe au restau avec échanges etc. et une boucle de 12 caches de nuit qui s'est terminée vers 0h30. La grosse difficulté était de gérer le flux de 30 personnes sur les parcours.

Déjà, on a pu noter que les groupes se forment naturellement, et on a eu finalement 4-5 groupes qui se regroupaient selon leurs affinités ou intérêts (familles, jeunes, vieux, chasseurs de FTF)

Pour le parcours de jour, on a fait le choix de retarder le départ des groupes suivant une méthode qui a bien plu : on a posé 6 caches supplémentaires "surprise" réparties dans le village de départ, chaque groupe devait trouver 3 de ces caches (dont 2 imposées tirées au sort) avant d'avoir le droit de commencer le parcours de jour ; a chacun ensuite de choisir s'il le faisait à l'envers ou à l'endroit. Tous les groupes on respecté le jeu, et tous on été rechercher dans le village les 3 caches "surprise" qui leur manquaient avant de venir manger. Les FTF étaient au premier qui trouve (j'enfonce des portes ouvertes là) sur ces 6 + 12 caches de jour.

Pour le parcours de nuit, on a convenu de signer co-FTF, les groupes se sont étalés de 10 minutes au départ et le premier groupe avait un tampon au sigle de l'event pour ne pas perdre du temps avec les signatures dans les logbooks (c'était un bon choix, la journée était longue et on a tous finis sur les rotules).

Voilà, ne connaissant que cet event là, c'est forcément le meilleur que j'ai fait. J'avoue ne pas trop être attiré par les events sans cache à trouver ; après tout, ce qui nous rassemble tous, c'est le plaisir de chercher des boîboites, pourquoi bouder notre plaisir ?

Une bonne transition, pour en revenir à l'appel du pied mon voisin ursus wilden, je pense que mon prochain event sera encore "avec moultes caches" et ce qui est long et fastidieux à mon sens, ce n'est pas tant d'organiser la rencontre que de poser les caches autour, assurer leur publication, les roadbooks ... et évidemment la maintenance après. Donc plus on est d'owners à mettre la main à la pâte, mieux c'est. La prochaine fois, je solliciterai donc les poseurs du coin volontaires. A moins que l'un d'eux ne prenne le lead auquel cas je serai ravi de filer un coup de main (comme je l'ai fait avec mon mentor MTNE59 sur son merveilleux event de Bouvines la semaine dernière) ... à suivre en post privé.